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DSGVO-Audit für Ingenieurbüro vor KI-Tool-Rollout

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.

Aufgabentyp
Monitoring
Betrieb
Self-hosted
Aufwand
Klein
Zeitrahmen
2 Wochen
Quelle
Anonymisiert

Aufgabe

Geschäftsführung wollte ChatGPT Enterprise einführen, Datenschutzbeauftragte hatten Bedenken – Klärung musste schnell und schriftlich kommen.

Lösungsweg

Compliance-Inventar mit allen geplanten KI-Tools, AVV-Prüfung, Datenklassifikation. Ergebnis: Go-Entscheidung mit drei Auflagen, dokumentiert in 2 Wochen.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • Datenschutzbeauftragte blockt KI-Tools pauschal
  • Keine schriftliche Tool-Bewertung im Haus
  • Jede neue Anfrage löst dieselbe Diskussion aus

Nachher

  • Inventar mit Risiko-Klasse pro Tool
  • Go-Entscheidung mit drei dokumentierten Auflagen
  • Compliance-Dokument wächst mit, statt zu veralten

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

Audit-Dauer
2 Wochen
konkrete Auflagen statt Verbot
3
lebendiges Compliance-Dokument
1

Werkzeug-Stack

Datenschutz-Inventar AVV-Prüfung Datenklassifikation

Der Datenschutzbeauftragte hatte vorher nur generische “AI-Tools sind problematisch”-Hinweise zur Hand. Nach dem Audit gibt es ein präzises Inventar mit pro-Tool-Bewertung und konkreten Maßnahmen.

Im Szenario formulierte Auflagen

  1. Kundendaten-Klassifikation: was darf in den Prompt, was nicht
  2. Audit-Trail: wer hat wann welchen Prompt mit welchem Output verwendet
  3. Quartals-Review: einmal pro Quartal Inventar gegen reale Nutzung abgleichen

Was nicht passiert ist

Eine 80-Seiten-Dokumentation. Ein Verbot. Ein Beraterhonorar im fünfstelligen Bereich.

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