Beleg-Vorerfassung für eine Steuerkanzlei
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.
- Aufgabentyp
- Erfassung
- Betrieb
- Self-hosted
- Aufwand
- Mittel
- Zeitrahmen
- 5 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert
Aufgabe
Eingangsrechnungen kamen als PDFs per Mail oder als Foto vom Mandanten via WhatsApp. Die Buchhaltung tippte Daten manuell in DATEV: Lieferant, Datum, Betrag, Konto. Pro Beleg 2–3 Minuten, bei 80 Belegen am Tag: ein halber Mitarbeitertag verbrannt.
Lösungsweg
n8n empfängt PDFs und Fotos, OCR extrahiert Roh-Daten, ein LLM normalisiert (Adressen, Datumsformate, Steuersätze) und schlägt ein Konto vor. Buchhaltung sieht in DATEV einen vorausgefüllten Buchungssatz, korrigiert wenn nötig, bestätigt.
Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- PDFs und WhatsApp-Fotos manuell in DATEV tippen
- 2–3 Min pro Beleg in der Buchhaltung
- Halber Mitarbeitertag bei 80 Belegen
Nachher
- Buchungssatz in DATEV vorausgefüllt
- 30 Sek Sichtprüfung statt Tippen
- 94 % Kontierungs-Vorschläge richtig
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- Bearbeitungszeit gespart
- ≈ 60 %
- Kontierungs-Vorschläge richtig
- 94 %
- automatische Buchungen ohne Sichtung
- 0
Werkzeug-Stack
Die KI bucht nichts – sie tippt vor. Die Buchhalter-Hand bleibt am Drücker, weil Steuerrecht nicht verzeiht. Aber die 2 Minuten pro Beleg schrumpfen auf 30 Sekunden Sichtprüfung.
Was funktioniert
- Lieferanten-Lookup gegen DATEV-Stammdaten – kein Anlegen neuer Stammdaten durch KI
- Konfidenz-Score pro Feld: bei < 80 % wird das Feld rot markiert
- WhatsApp-Foto-Eingang: Mandant fotografiert, Bot empfängt, OCR läuft, Buchung wartet
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Keine automatische Buchung ohne menschliche Bestätigung
- Keine USt-Beurteilung bei Auslandssachverhalten – das geht zur Steuerberaterin
- Kein Lernen aus Korrekturen on-the-fly – Anpassungen werden quartalsweise eingespielt