Wissensbot für den Vertrieb eines Maschinenbau-Mittelständlers
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.
- Aufgabentyp
- Wissen
- Betrieb
- Self-hosted
- Aufwand
- Mittel
- Zeitrahmen
- 7 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert
Aufgabe
Vertriebsmitarbeitende mussten beim Kundengespräch oft Spezifikationen und Lieferzeiten nachschauen – verteilt über SharePoint, Outlook-Folder und ältere Konstruktions-PDFs. Ein einfacher Anruf konnte 20 Minuten Suche bedeuten.
Lösungsweg
RAG-Bot über alle Vertriebsunterlagen plus Konstruktions-Daten bis zur Stückliste. Mitarbeiterin tippt im Teams-Chat eine Frage, bekommt eine Antwort mit Quellenverweisen und Datum der Quelle. Bei Unsicherheit eskaliert der Bot an den verantwortlichen Konstrukteur.
Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- Spezifikationen in SharePoint, Outlook, alten PDFs
- 20 Min Suche pro Kundenanruf
- Häufig 'ich melde mich zurück' am Hörer
Nachher
- Antwort im Teams-Chat in unter 10 Sek
- 97 % der Antworten mit zitierter Quelle
- Bei Unsicherheit Eskalation an Konstrukteur
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- schnellere Auskunft beim Telefonat
- ≈ 75 %
- Antworten mit zitierter Quelle
- 97 %
- qualifizierte Anfragen weitergeleitet
- + 18 %
Werkzeug-Stack
Anders als der Service-Wissensbot zielt diese Variante auf den Vertrieb ab – und damit auf andere Quellen. Preislisten, Konstruktions-Notizen, frühere Angebote, Marketing-Datenblätter. Antworten sind kürzer und kommerzieller, mit Datum, weil Preise altern.
Was funktioniert
- Quartalsweiser Re-Index – alte Preise werden gezielt entfernt, nicht überlagert
- Eskalations-Routine zum Konstrukteur, wenn die Frage Tiefen-Tech betrifft
- Telefon-tauglich: Mitarbeiterin liest die Antwort am Bildschirm, der Kunde merkt nichts
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Bot verkauft nicht – er liefert Auskunft, der Vertrieb macht das Geschäft
- Keine Preisangaben unter Angebotsfreigabe – Bot zeigt Listenpreise, nichts darunter
- Bei Garantiefragen schickt der Bot weiter, statt zu interpretieren
Variante für Inhouse-Mitarbeiter-Chat
Diese Spielart adressiert den Vertrieb. Wer einen firmenweiten Mitarbeiter-Chat auf SharePoint, Confluence und Datei-Freigaben sucht – als DSGVO-Alternative zu ChatGPT Enterprise oder Copilot – siehe Mitarbeiter-Chat auf eigenem Wissen auf Basis von OpenWebUI.