Eigentümerversammlungs-Assistent für eine WEG-Verwaltung
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.
- Aufgabentyp
- Erfassung
- Betrieb
- Self-hosted
- Aufwand
- Mittel
- Zeitrahmen
- 6 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert
Aufgabe
Einladung, Tagesordnung, Beschlussvorlagen und Protokoll entstehen je Gemeinschaft von Hand; saisonal türmt sich die Arbeit. Formfehler bei Ladungsfrist oder Beschlusswortlaut machen Beschlüsse anfechtbar – ein Haftungs- und Reputationsrisiko.
Lösungsweg
Ein Assistent leitet Tagesordnung und Beschlussvorlagen aus den Vorgängen der WEG-Akte ab (RAG über Verträge, frühere Beschlüsse, offene Punkte), prüft Ladungsfrist und Form und legt die Einladung zur Freigabe vor. Nach der Versammlung entsteht ein Protokoll-Entwurf, die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) wird fortgeschrieben. Der Verwalter prüft Form, Frist und Beschlusswortlaut.
Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- Einladung, TO und Beschlussvorlagen je WEG einzeln zusammenbauen
- Ladungsfristen manuell prüfen, Protokolle abtippen
- Beschluss-Sammlung wird oft erst Wochen später nachgezogen
Nachher
- TO + Beschlussvorlagen aus Vorgängen abgeleitet
- Frist-/Formprüfung vor dem Versand
- Protokoll-Entwurf + fortgeschriebene Beschluss-Sammlung
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- Tagesordnung + Protokoll-Entwurf
- auf Knopfdruck
- automatisch geprüft
- Form + Frist
- Beschluss ohne Verwalter-Freigabe
- 0
Werkzeug-Stack
In der WEG-Verwaltung verzeiht das Recht keine Formfehler – ein angefochtener Beschluss ist teuer. Die KI formuliert und prüft vor, die rechtliche Verantwortung für jeden Beschluss bleibt beim Verwalter. Aber die Versammlungssaison wird planbar statt zum Ausnahmezustand.
Was funktioniert
- Tagesordnung + Beschlussvorlagen aus der WEG-Akte abgeleitet (RAG über frühere Beschlüsse/Verträge)
- Automatische Prüfung von Ladungsfrist und Beschlussfähigkeit vor dem Versand
- Protokoll-Entwurf nach der Versammlung, Beschluss-Sammlung wird fortgeschrieben (§ 24 Abs. 7 WEG)
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Kein Beschlusswortlaut und kein Versand ohne Freigabe durch den Verwalter
- Keine Rechtsberatung – die KI entwirft, der zertifizierte Verwalter (§ 26a WEG) verantwortet
- Strittige Tagesordnungspunkte werden markiert, nicht eigenmächtig formuliert