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Eingangs-Mail-Triage für ein Steuerberatungsbüro

Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.

Aufgabentyp
Triage
Betrieb
Hybrid
Aufwand
Klein
Zeitrahmen
2 Wochen
Quelle
Anonymisiert

Aufgabe

Sekretariat erhielt täglich 200–300 Mails – Mandantenfragen, Belege, Behörden, Spam, interne Themen. Manuelles Sortieren brauchte zwei Stunden, Antworten gingen oft erst am Nachmittag raus.

Lösungsweg

n8n zieht alle Mails per IMAP, ein LLM klassifiziert nach 7 Kategorien, ergänzt Mandantennummer und Dringlichkeitsstufe, sortiert in Outlook-Ordner und entwirft eine Standardantwort als Draft. Sekretariat prüft, korrigiert, schickt.

Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.

So entlastet KI diesen Prozess

KI antwortet nicht – sie bereitet den Vorgang so vor, dass ein Mensch entscheiden kann.

  1. 01 Kundenanfrage kommt rein
  2. 02 KI liest die relevanten Infos heraus
  3. 03 Erkennt Fehlendes, schlägt Rückfragen vor
  4. 04 Ordnet der richtigen Stelle zu
  5. 05 Erstellt einen Erstentwurf für die Übergabe

Kontrollpunkt Mensch prüft und entscheidet.

Vorher und Nachher

Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.

Vorher

  • 200–300 Mails täglich von Hand sortieren
  • 2 Stunden Sortier-Zeit am Morgen
  • Antworten gingen erst am Nachmittag raus

Nachher

  • Klassifikation in Sekunden, Outlook-Ordner gefüllt
  • 10 Min Sichtprüfung & Versand reichen
  • Antwort-Entwurf liegt vor der Mittagspause

Dokumentierte Ergebniswerte

Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.

weniger Sortier-Zeit pro Tag
≈ 90 min
Klassifikation richtig
94 %
pro Mail (LLM-Kosten, Modellpreise Stand 07/2026)
≈ 0,0005 €

Grenzen und bewusste Entscheidungen

Diese Bedingungen gehören zum Lösungsweg und dürfen nicht aus dem Szenario herausgekürzt werden.

  • Drafts werden nie automatisch versendet – Sekretariat prüft und schickt
  • Behördenpost mit Stichtag-Risiko läuft über einen eigenen Eskalationspfad, nicht automatisiert
  • Bei Unsicherheit landet eine Mail in 'Unklar' statt falsch einsortiert zu werden

Werkzeug-Stack

Triage heißt nicht: KI antwortet. Triage heißt: KI sortiert vor und schreibt einen Antwort-Entwurf. Das Sekretariat liest, klickt, korrigiert. Der Tag fängt 90 Minuten früher mit echter Arbeit an.

Was funktioniert

  • Klare Kategorien: Mandantenfrage / Belegeingang / Behördenpost / Lieferanten / Spam / intern / unklar
  • Mandantenzuordnung per Domain + Absender-Lookup (CRM-Cache)
  • Drafts werden nie automatisch gesendet – Schutz gegen Halluzinationen

Was im Szenario verändert wird

  • Erste Version klassifizierte zu fein (12 Kategorien) → Pflege wurde anstrengend, auf 7 reduziert
  • Behördenpost bekommt einen eigenen Eskalationspfad – Stichtag-Risiken sind tabu für Automatik
  • “Unklar”-Kategorie ist ein Feature, kein Bug: erzwingt menschliche Sichtung statt Falsch-Sortierung

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