Automatisierter Unterlagen-Nachfass für eine Steuerkanzlei
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.
- Aufgabentyp
- Kommunikation
- Betrieb
- Self-hosted
- Aufwand
- Klein
- Zeitrahmen
- 3 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert
Aufgabe
Für Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärung fehlt regelmäßig ein Teil der Mandantenunterlagen. Das Nachfassen – Erinnern, Telefonieren, Status nachhalten – bindet täglich Zeit der knappen Fachkräfte und erzeugt Liegezeiten bis zur Frist.
Lösungsweg
n8n hält je Mandant ab, welche Unterlagen offen sind, und löst personalisierte, terminierte Erinnerungen aus (E-Mail/Portal) – freundlich, mit konkreter Liste der fehlenden Dokumente. Ein LLM formuliert kontextbezogen; bei näher rückender Frist eskaliert der Workflow an die zuständige Sachbearbeitung.
Kontrollpunkt Ein Mensch prüft oder gibt das Ergebnis frei.
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- Fehlende Belege manuell erinnern und nachtelefonieren
- Status je Mandant von Hand nachhalten
- Liegezeiten bis zur Frist, Fristdruck
Nachher
- Workflow erkennt offene Unterlagen je Mandant
- Personalisierte, terminierte Erinnerung mit konkreter Liste
- Eskalation an die Sachbearbeitung bei Fristnähe
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- manuelle Nachfass-Telefonate und -Mails
- weniger
- Liegezeiten bis zur Vollständigkeit
- kürzer
- steuerliche Auskunft durch den Bot
- 0
Werkzeug-Stack
Der Bot fordert Unterlagen an – er gibt keine steuerliche Auskunft. Das Hinterhertelefonieren fällt weg, die Sachbearbeitung wird erst aktiv, wenn eine Frist wirklich näher rückt. So bleibt mehr Zeit für die fachliche Arbeit statt für das Erinnern.
Was funktioniert
- Workflow weiß je Mandant/Vorgang, welche Dokumente noch fehlen
- Personalisierte, kontextbezogene Erinnerungen (Mandant, Vorgang, Fristnähe)
- Eskalation an die zuständige Sachbearbeitung bei rückender Frist
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Keine steuerliche Beratung oder Auskunft durch den Bot – nur Unterlagen-Anforderung
- Freigabe/Eskalation durch die Sachbearbeitung bleibt möglich
- Self-hosted, damit die mandatsbezogene Vertraulichkeit (§ 203 StGB) gewahrt bleibt