Termin-Agent für eine Coaching-Plattform
Anonymisiertes Anwendungsbeispiel.
- Aufgabentyp
- Qualifizierung
- Betrieb
- Hybrid
- Aufwand
- Klein
- Zeitrahmen
- 2 Wochen
- Quelle
- Anonymisiert
Aufgabe
Solo-Coachin verschickte für jede Erstberatung 4–6 Mails (Slot-Vorschläge, Bestätigung, Reminder, Vorbereitungsfragen). Bei 10 Anfragen pro Woche: zwei Stunden reine Termin-Logistik.
Lösungsweg
Termin-Agent über WhatsApp und Web-Formular: prüft Kalender, schlägt drei freie Slots vor, bestätigt, schickt einen Tag vorher Reminder mit Vorbereitungsfragen. Bei Wunsch nach anderem Slot: kennt Coaching-Bedingungen (keine Termine vor 9 Uhr, kein Nachmittag freitags).
Kontrollpunkt Die Kontrolle ist systemisch im Ablauf verankert.
Vorher und Nachher
Die Veränderung wird als Arbeitsablauf beschrieben, nicht als Erfolgsversprechen.
Vorher
- 4–6 Mails pro Erstberatungs-Terminierung
- 2 Stunden reine Termin-Logistik pro Woche
- Risiko von Doppelbuchungen bei Stress
Nachher
- WhatsApp-Agent schlägt drei freie Slots vor
- Reminder + Vorbereitungsfragen automatisch
- Null Doppelbuchungen seit Start
Dokumentierte Ergebniswerte
Die Werte gelten im jeweils beschriebenen Szenario und sind kein allgemeiner Benchmark.
- Logistik pro Woche zurück
- ≈ 1,5 h
- Doppelbuchungen seit Start
- 0
- Termine in der Pipeline
- + 25 %
Werkzeug-Stack
Ein klassischer Solo-Use-Case. Die Coachin entscheidet selbst, wer ein Termin bekommt – der Bot kümmert sich nur um die Logistik. Vor jedem Erstgespräch landen die Vorbereitungsfragen automatisch beim Klienten, sodass die Stunde inhaltlich startet, nicht mit Smalltalk.
Was funktioniert
- Cal.com als Single Source of Truth – der Bot synchronisiert nicht eigene Daten
- WhatsApp-Bot beantwortet Fragen zu Preisen, Format, Cancellation aus einem kleinen FAQ-Set
- DSGVO-konform: keine Daten verlassen die EU (Cal.com self-hosted + Mistral via EU-Endpoint)
Was im Szenario bewusst ausgespart bleibt
- Bot bestimmt nicht, ob jemand für ein Coaching passt – das ist menschliche Entscheidung
- Keine automatischen Sales-Sequences nach gebuchten Terminen
- Keine Beantwortung inhaltlicher Coaching-Fragen – nur Logistik